Nach den letzten Softwareupdates für bestimmte Versionen von Microsoft Excel im Sommer 2017 hat Microsoft Änderungen als Legacy-Funktion zugeordnet. Um die Verwendung zu vereinfachen, können Sie es zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, um jede Datei zu verfolgen. Alternativ können Sie das Excel-Menüband hinzufügen, indem Sie eine neue Gruppe erstellen und dieser neuen Gruppe hinzufügen.
Wie bei Word hat Microsoft sein Programm mit einer neuen Co-Authoring-Funktion aktualisiert, um die Freigabe von Online-Arbeitsmappen zu ermöglichen und den Verlauf zwischen Mitarbeitern, Kollegen, Freunden, der Familie usw. zu ändern Zugriff und gemeinsame Bearbeitung nach Erhalt der Genehmigung.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben jemanden gebeten, mit Ihnen ein Excel-Projekt zu korrigieren oder zusammenzuarbeiten. Es ist ein ziemlich einfacher Mechanismus, da Sie in Excel Rechtschreibfehler virtuell markieren (und eine Rechtschreibprüfung durchführen), Kommentare am Rand einfügen usw., elektronisch und relativ ähnlich wie in einem Word-Dokument.
Die einzige Ausnahme ist, dass Excel die geänderten Zellen hervorhebt, während Sie in Word Änderungen an Wörtern und Sätzen beobachten. Es gibt jedoch zwei Dinge zu berücksichtigen, bevor wir beginnen.
Wenn Ihre Excel-Tabelle eine Tabelle enthält, funktioniert die Funktion "Änderungen verfolgen" in einer Tabelle nicht. Um die Verwendung zuzulassen, müssen Sie " Änderungen nachverfolgen " in den Arbeitsmappen aktivieren, indem Sie zuerst die vorhandene Tabelle auswählen, dann die Registerkarte " Entwurf " auswählen und anschließend die Option "In den Bereich konvertieren " auswählen anderen Benutzern müssen die Arbeitsmappen an einem für beide Seiten verfügbaren Speicherort freigegeben werden.
Aufgrund der Tatsache, dass sich die Versionen in Bezug auf die Aktualisierungsstufe unterscheiden, können Sie diese Funktion möglicherweise nicht auf der Standard-Multifunktionsleiste anzeigen. Aber mach dir keine Sorgen. Fügen Sie einfach die Schaltfläche " Änderungen verfolgen " selbst zum Menüband hinzu, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Klicken Sie im Multifunktionsleistenmenü mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle und wählen Sie die Popup-Option " Multifunktionsleiste anpassen ".
- Ziehen Sie im Dialogfeld " Menüband anpassen " die Maus auf die Route " Befehle auswählen aus " im rechten Bereich: Es sollte ein Dropdown-Menü / eine Dropdown-Liste angezeigt werden, aus der Sie entweder die Option " Alle Befehle " auswählen müssen. oder " Befehle nicht in der Multifunktionsleiste ".
- Über den parallelen Befehl „Menüband anpassen “ gelangen Sie in ein Dropdown-Menü. Dies sollte an sich bereits im Standardmodus auf „ Hauptregister “ eingestellt sein (dh die darunter befindliche Bildlaufliste sollte vorher die Hauptregister anzeigen). Klicken Sie nach dieser Überprüfung in der Liste auf das + -Zeichen neben " Überprüfen " und klicken Sie anschließend unter der Liste auf die Option "Neue Gruppe". Dies führt dazu, dass eine neue Gruppe zum Abschnitt „ Überprüfung “ hinzugefügt wird.
- Um diese neu erstellte Gruppe umzubenennen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Zeile „ New Group “ ( Neue Gruppe ), ändern Sie sie in den gewünschten Namen und fügen Sie auf Wunsch sogar ein Symbol hinzu. Zu Demonstrationszwecken ändern wir die Option in " Änderungen verfolgen ". (Excel fügt nach Ihrem Namen automatisch eine " Benutzerdefinierte " Beschriftung hinzu, allerdings nur, wenn es sich um diese Liste handelt.) Wenn Sie auf klicken und dann die " XYZ-Gruppe “, können Sie sie in einen anderen Bereich in der Überprüfungsliste verschieben.
- Wenn Sie die Gruppe "Änderungen verfolgen" markiert haben, wählen Sie zwei Befehle aus der Befehlsliste auf der linken Seite aus:
- " Änderungen hervorheben "
- " Änderungen akzeptieren / ablehnen "
Um die einzelnen Befehle in die Gruppe zu verschieben, müssen Sie auf die Schaltfläche " Hinzufügen " klicken.
Sie werden feststellen, dass sich die neue Gruppe jetzt auf der Multifunktionsleiste befindet. Als nächstes müssen Sie:
- Drücken Sie den Befehl „ Änderungen hervorheben “.
- " Änderungen während der Bearbeitung verfolgen " wird angezeigt. Klicken Sie mit der Maus darauf und überprüfen Sie es. Wiederholen Sie diesen Vorgang für " Änderungen auf dem Bildschirm hervorheben".
- Klicken Sie zum Abschluss auf " OK ".
Nach Abschluss dieser Aufgaben werden alle in der gewünschten Excel-Tabelle vorgenommenen Änderungen über einen eindeutigen blauen Rahmen und in der oberen linken Ecke ein kleines blaues Dreieck in den bearbeiteten Zellen nachverfolgt und hervorgehoben. Um der Benutzerfreundlichkeit Rechnung zu tragen, weist das Programm eine andere Farbe zu, um die Nutzung der Plattform für mehrere Benutzer zu identifizieren.
Wenn Sie den Mauszeiger über eine bereits bearbeitete Zelle bewegen, haben Sie außerdem Zugriff auf Folgendes:
- Datum
- Autor
- Uhrzeit, zu der das Dokument geändert wurde
- Popup-Zusammenfassung der nachverfolgten Änderungen, die vor dem Akzeptieren dauerhaft vorgenommener Überarbeitungen überprüft werden muss.
Sie sollten beachten, dass nur die letzte Änderung archiviert und in dieser Popup-Zusammenfassung dargestellt wird.
Nachdem jeder potenzielle Redakteur / Teilnehmer seinen Teil erledigt hat, können Sie fortfahren, um vorgeschlagene Änderungen als Teil der Aufgabe zu akzeptieren / abzulehnen.
- Klicken Sie im oberen Bereich des Menübands auf „ Überprüfen “ und dann auf den Befehl „ Akzeptieren / Ablehnen “.
- Klicken Sie auf " OK ", sobald das Excel-Popup-Fenster mit der Anweisungsfunktion " Arbeitsmappe speichern " erneut bestätigt wird.
- Excel markiert die ursprünglich bearbeitete Zelle und zeigt gleichzeitig neben dieser Zelle das Dialogfeld Änderungen zum Akzeptieren oder Ablehnen auswählen an.
- Sie sind über alle aktuellen Änderungen in der angezeigten Liste informiert. Sie können entweder die bevorzugte bearbeitete Version auswählen oder die ursprüngliche Version beibehalten. Wählen Sie, was für Sie sinnvoll ist. Wenn Sie sich entschieden haben, klicken Sie auf " Akzeptieren ", nachdem Sie die beste Version aus der Liste ausgewählt haben.
Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass keine der aufgeführten Versionen Ihren Wünschen entspricht, wiederholen Sie den Vorgang, aber ersetzen Sie ihn durch Klicken auf die Option „ Ablehnen “. Nach der Entscheidung springt der Cursor nach diesem Befehl automatisch zur nächsten bearbeiteten Zelle zur weiteren Verarbeitung.
- Wenn die Änderung, für die Sie sich entscheiden, die gesamte Tabelle durchlaufen muss (z. B. wenn alle kaufmännischen Und-Zeichen in ein bestimmtes Format geändert werden), klicken Sie auf die Schaltfläche " Alle akzeptieren ". Mit diesem Befehl werden alle ausgewählten Änderungen in diesem Moment korrigiert und akzeptiert.
- Jetzt können Sie die Funktion " Änderungen verfolgen " wieder deaktivieren. Gehen Sie dazu zurück zur „ Überprüfungsgruppe “ und zur Gruppe „ Änderungen verfolgen “. Klicken Sie auf " Änderungen hervorheben" und deaktivieren Sie einfach das zuvor aktivierte Kontrollkästchen " Änderungen während der Bearbeitung verfolgen ... ".
